Inici › Competències › Gestió documental
Gestió documental
La gestió documental és el control del cicle de vida dels documents d'una organització: com es creen, on es guarden, amb quin nom, qui els pot consultar, quan caduquen i com es recuperen quan fan falta. Inclou tant documents interns (pressupostos, factures, albarans, contractes) com documentació de tercers (proveïdors, contractistes, candidats, mútues).
Per què la considero important
Un document que no es troba equival a un document que no existeix. En administració, la gestió documental és el que permet respondre a una auditoria, a una reclamació o a una consulta interna sense reconstruir el cas des de zero. També és la base de la traçabilitat: si cada pas del procés deixa un document al lloc acordat, l'historial d'un cas es llegeix sol. I en entorns regulats —sanitari, coordinació d'activitats empresarials, protecció de dades— és una obligació legal, no una preferència.
Com l'aplico
Aplico tres regles: un únic lloc per tipus de document, un criteri de noms que qualsevol pugui deduir, i dates de caducitat controlades per a la documentació que en té. Prefereixo sistemes amb historial de versions a carpetes compartides sense control.
Exemples concrets
Dicom Events2008–2014
gestió de la documentació de proveïdors i contractistes a CTAIMA per a la coordinació d'activitats empresarials: alta de cada proveïdor, seguiment dels documents obligatoris i control de caducitats abans de cada muntatge.
UOC2021–2023
recollida i arxiu de la documentació dels finalistes de la convocatòria —titulacions, dades de contractació, declaracions— a la plataforma de la universitat, amb un criteri de noms comú per a les 250 candidatures.
INDIBA2023–actualitat
cada cas de servei tècnic porta associats el comunicat d'incidència, el pressupost, l'acceptació del client, la factura i l'albarà d'enviament, tots localitzables des de la fitxa del cas a Dynamics 365.
Clínica Dermik2015–2021
arxiu de pressupostos, autoritzacions de mútues i consentiments a SALUS, vinculats a la història de cada pacient.
Eines que faig servir
Competències relacionades
Preguntes freqüents
Què és un sistema de gestió documental?
Un programa o mètode que fixa on es guarda cada document, amb quin nom, qui hi accedeix i quina versió és la vigent. Pot ser una eina específica (CTAIMA, Kimobox) o una estructura acordada a Google Drive o SharePoint.
Què és la documentació CAE i per què cal controlar-la?
La coordinació d'activitats empresarials (CAE) obliga a comprovar que les empreses i persones externes que accedeixen a un centre de treball tenen en regla la documentació de prevenció de riscos, assegurances i formació. Si un document caduca, l'accés no s'ha d'autoritzar.
La gestió documental és el mateix que arxivar?
Arxivar n'és una part. La gestió documental inclou també decidir què es guarda, durant quant de temps, qui ho pot veure i com es recupera, i aplicar aquest criteri de manera constant.