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Presupuestos y facturación
La gestión de presupuestos y facturación abarca desde la solicitud de precios a proveedores hasta la emisión de la factura al cliente: elaborar el presupuesto, registrar su aceptación, comprobar que lo facturado coincide con lo realizado y lo aceptado, y resolver las diferencias cuando las hay. En un servicio técnico o una clínica incluye además autorizaciones de terceros (mutuas, aseguradoras) y su conciliación.
Por qué la considero importante
La factura es el documento que más lee el cliente y el que más discusiones genera. Un presupuesto claro, aceptado por escrito y facturado exactamente como se presentó elimina la mayoría de las reclamaciones antes de que existan. Del lado de compras, comparar presupuestos de proveedores con criterios homogéneos es lo que permite decidir con datos y no por costumbre. Y para la empresa, facturar a tiempo y sin errores es lo que sostiene la tesorería.
Cómo la aplico
Trabajo con una regla: no se factura nada que no tenga un presupuesto aceptado, y no se cierra un presupuesto sin confirmar que el cliente entiende qué incluye. Cuando hay un tercero pagador, la autorización se obtiene antes del servicio, no después.
Ejemplos concretos
INDIBA2023–actualidad
elaboración del presupuesto de reparación a partir del diagnóstico técnico, envío al cliente, registro de la aceptación y emisión de la factura desde el ERP una vez el equipo sale de taller, con el albarán de envío vinculado.
Clínica Dermik2015–2021
presupuestos de medicina estética y cirugía, tramitación de autorizaciones con las mutuas, facturación de visitas y actos quirúrgicos en SALUS, y control de caja diario.
Dicom Events2008–2014
solicitud y comparación de presupuestos de proveedores (montaje, audiovisuales, transporte, viajes) para elaborar el presupuesto global de cada proyecto y controlar las desviaciones.
Herramientas que utilizo para ello
Competencias relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un presupuesto para evitar reclamaciones?
Concepto por concepto lo que se va a hacer, lo que no incluye, el plazo, la validez del precio y la forma de aceptación. Y debe facturarse con los mismos conceptos y en el mismo orden.
¿Qué es una autorización de mutua?
La conformidad previa de una aseguradora o mutua para cubrir un acto médico. Sin ella, la clínica corre el riesgo de no cobrar; por eso se tramita antes de la cita.
¿Qué pasa cuando la reparación real no coincide con el presupuesto?
Se para el trabajo, se informa al cliente de la diferencia y se registra una nueva aceptación. Facturar una diferencia no aceptada es la principal fuente de conflicto en servicio técnico.